Przedstawię Ci 7 wskazówek które pomogą Ci zorganizować własną konferencję, na podstawie konferencji którą organizowałem o nazwie „Wiosna Przedsiębiorców”. Korzystając z tej strategii zebraliśmy prawie 4 tysiące złotych na cele charytatywne oraz zgromadziliśmy na sali grubo ponad 200 osób.

Pokażę Ci także wszystkie narzędzie która używałem, oraz gotowe teksty i maile do zapraszania prelegentów czy kontaktu z partnerami.

Jeśli chcesz, otrzymasz także gotowe grafiki, dokumenty pdf z oferta partnerska, dyplomy z podziękowaniem i wszystko czego używałem – i będziesz je mógł łatwo edytować do swoich potrzeb w serwisie canva. Więcej o tym pod koniec artykułu.

Jeśli wolisz posłuchać: Możesz także posłuchać na youtube.

materiały reklamowe na konferencje

Otrzymasz między inny dostęp do takich materiałów, i ich edycji na własne potrzeby.

Zacznijmy więc od początku…

Co jest najważniejszą rzeczą podczas organizowania konferencji?

Masz jakiś pomysł? Zespól, prelegenci, uczestnicy, partnerzy, sala, sponsorzy, social media…?

Najważniejsze jest by… osiągnąć swój cel.

1. Co jest TWOIM celem?

W moim przypadku cele były dwa:
– zebrać środki na cele charytatywne, min. 3000zl (zebraliśmy 4000zł)
– zgromadzić w sali 300 osób, by wypromować markę wiosna przedsiebiorcow (przyszło ok. 250)

Jeśli organizujesz wydarzenie po raz pierwszy, to prawdopodobnie Twoim celem będzie to, by konferencja po prostu się udała.

Później najczęstszym celem jest zarobienie pieniędzy z biletów, lub wypromowanie produktu/marki/organizacji/idei.

Najważniejsze jest, by cel był realny i mierzalny.

2. Masz swój cel, teraz musisz spełnić CELE INNYCH.

Jaki będzie temat Twojej konferencji? Dla jakiej grupy społecznej/zawodowej ją organizujesz?

Dokładne określenie grupy, dla której organizujesz konferencję znacznie ułatwi ustalenie co chciałby zobaczyć uczestnik, a także pozwoli na dobry marketing.

Naszą grupą docelową były osoby nastawione na przedsiębiorczość, które w swoim biznesie chcą mocno wykorzystać internet.

Ustaliliśmy, że pomożemy im w:
– spotkaniu się z autorytetami biznesowymi.
– dostarczymy nowej wiedzy od praktyków.
– oprócz wiedzy i rozrywki pomożemy we wsparciu celi charytatywnych.

Gdy już ustalisz jakie cele chcesz spełnić, musisz o nich wyraźnie zakomunikować. Aby dotrzeć do jak największej ilości ludzi w social media, możesz skorzystać z ebooka „5 typów postów Z OGROMNYM ZASIĘGIEM w social media” który możesz pobrać tutaj.

5

typów postów
Z OGROMNYM ZASIĘGIEM
w social media.

3. Zapraszanie prelegentów

W tym momencie rozgrywa się sukces twojej konferencji. Udało Ci się pozyskać dobrych mówców? Jeśli niczego nie zawalisz, to dobrzy prelegenci -> łatwy marketing -> dużo uczestników -> udana konferencja.

Jak pozyskać dobrych prelegentów?

Odpowiedź jest zawsze ta sama. Spełnij ich cele.

O powody, dla których prelegenci występują na takich wydarzeniach spytałem Daniela Kędzierskiego, założyciela FastTony.es – w skrócie, odpowiedź można podsumować słowami:

„Przekłada się to na biznes.”

Występy publiczne to szansa na to, że podczas przekazywania swojej wiedzy, prelegent zbuduje swój autorytet, zainteresuje ludzi swoją działalnością, wieść o nim i jego firmie poniesie się w świat. Tak więc z jego perspektywy – im więcej ludzi, tym lepiej. Tworząc dużą konferencję, możemy zaprosić lepszych prelegentów, bo mamy to, na czym im zależy – dużą publiczność.

Nasz przepis na dobrych prelegentów to: popatrz z ich perspektywy, co zyskają poprzez wystąpienie na które je zapraszasz?

Jeśli chcesz, możesz przygotować swoje zaproszenie na podstawie naszego:

[Wstęp]

Witaj …

Piszę do Ciebie z jak mniemam ciekawą propozycją.

[nagłówek nawiązujący do tego, czym zajmuje się prelegent. Przykład z zaproszenia mówcy motywacyjnego]

Jak wszyscy wiemy – dobro wraca. Dzielenie się wiedzą i motywacją do działania to jeden z najbardziej szlachetnych uczynków, które może uczynić człowiek, który taką wiedzę posiada. Dlatego piszę do Ciebie, gdyż Tobie z pewnością tego nie brakuje 🙂

[Przykład z innych zaproszeń]

Piszę do Pana, ponieważ brałem udział w Pana wykładzie na [miejsce]. Uważam, że pojawiło się tam wiele wiedzy, która jest warta rozpropagowania.  [lub]  Mam propozycję, która pomoże rozpropagować Twoje kursy i szkolenia wśród ciekawej publiczności – nakierowanej na przedsiębiorczość i rozwój osobisty – wydaje mi się, że to idealny target dla Ciebie.

[Zaproszenie]

Przechodząc do meritum: mam przyjemność zaprosić Cię na wydarzenie – [nazwa wydarzenia]. Będzie to wydarzenie dla ponad pół tysiąca osób. Odbędzie się [data, miejscowość].

[Krótki opis wydarzenia]

Wiosnę organizujemy z dwóch powodów – Chcemy promować postawę przedsiębiorczości oraz motywować do działania, zamiast postawy biernego przyglądania się rzeczywistości. Chcemy także stworzyć sobie szansę na naukę od najlepszych – dlatego też piszę do Ciebie tę wiadomość 🙂

Drugim powodem jest chęć niesienia pomocy – zyski ze sprzedaży biletów przekażemy na cel charytatywny. Niestety, wiąże się to również z tym, że naszym prelegentom możemy zapewnić jedynie zwrot kosztów + niewielką gratyfikację w ramach podziękowania.

[Zakończenie]

Organizatorem wydarzenia jest [organizator]. Jeśli byłbyś zainteresowany podzieleniem się z nami swoim doświadczeniem, motywacją do działania i co najważniejsze sposobem myślenia jaki polecasz bylibyśmy bardzo szczęśliwi 🙂

Jeśli byłbyś wstępnie zainteresowany naszą propozycją, to załączam pdf z większa ilością informacji. [przykład PDF z dodatkowymi informacjami (do edycji) pod koniec artykułu]

Jesteśmy elastyczni i otwarci na wszelkie propozycje. Chętnie odpowiemy na wszelkie nasuwające się pytania.

Pozdrawiam
Łukasz Sendecki
wiosnaprzedsiebiorcow.pl

Na tego typu zaproszenia odpowiedzieli tacy prelegenci jak: Mirek Burnejko (MiroBurn) – daily vloger, właściciel 4 firm. Daniel Kędzierski – CEO FastTony.es, mówca na największych eventach w Polsce, Mariusz Kędzierski – artysta, mówca motywacyjny. Sławek Muturi – właściciel Fridomia, postawił nogę w każdym kraju świata, Kamil Cebulski – założyciel uczelni dla przedsiębiorców ASBiRO, Michał Kosel – założyciel Fundacji Zarabiaj na pasji, Michał Adamczyk – założyciel Fundacji Kraków Miastem Startupów która była także sponsorem wydarzenia, Konrad Gładyszek – youtuber.

Wytrwałość

Ilu znasz (lub możesz znaleźć) wartościowych ludzi w Polsce, którzy będą pasowali do Twojej konferencji?

Obstawiam, że jeśli wysłałbyś zaproszenia do każdego i otrzymał tylko 1% pozytywnych odpowiedzi, to i tak miałbyś problem ze zmieszczeniem się w czasie wydarzenia 🙂

Dlatego jeśli jeszcze nie masz prelegentów na poziomie, jaki założyłeś – kontynuuj wysyłanie zaproszeń.

+ Po zaakceptowaniu zaproszenia przez prelegenta, dobrze poprosić go o nagranie krótkiego filmu, w którym zaprasza na przybycie na konferencje. Bardzo zachęca to ludzi do przybycia na konferencję, a także spełnia jeszcze jedną rolę – masz pewność, że prelegent nie rozmyśli się w ostatniej chwili, ponieważ wiele ludzi już dowiedziało się o jego występie.


Więcej takich zaproszeń znajdziesz na naszym youtube.

4. Bilety

Organizacja konferencji wiąże się z biletami. Nawet, jeśli konferencja jest darmowo, lub prawie darmowa, powinna być biletowana.

Na naszej konferencji zarobienie pieniędzy nie było celem, dlatego mogłaby być darmowa. Niestety ludzka psychika działa w ten sposób, że nie docenia tego, co dostaje za darmo.

Dlatego zdecydowaliśmy się na opcję mieszaną: Bilety były tanie (od 20zł normalny i 10zł studencki) i przeznaczone na cele charytatywne, a część biletów rozdaliśmy w konkursach i innych akcjach.

Płatne bilety są jedyną opcją na sprawdzenie, ile osób jest faktycznie zainteresowanych przyjściem na twoją imprezę.

Nawet przy biletowanych imprezach, w których jednak bilet otrzymuje się za darmo, współczynnik zapisanych na wydarzenie, do faktycznej ilości uczestników rzadko dobija do 50%, i może się znacznie obniżyć nawet przez takie czynniki jak zła pogoda.

Przy płatnych biletach, w zależności od ceny możemy osiągnąć 70 – 100% obecności. To pokazuje przewagę imprez biletowanych.

Jak ustalić cenę biletu?

Tu wszystko zależy, ile zaoferujemy w jego ramach. Dla porównania przygotowałem jednak średnie ceny biletów na konferencje w zależności od miasta.

ceny konferencji darmowe konferencje

Z pewnością jednak warto zastosować etapy sprzedaży biletów. W każdym kolejnym etapie cena biletu jest wyższa. Znaczna część biletów na naszą konferencję sprzedała się dzień/dwa przed wejściem w życie nowej, wyższej ceny.

System zakupu biletów

Na naszej konferencji korzystaliśmy z systemu evenea. Pozwala on rozpocząć sprzedaż biletów w dosłownie kilkanaście minut.

Zajmuje się płatnościami, generuje stronę internetową na której można kupić bilety, pozwala także na wygenerowanie kodu który możemy wkleić na dowolną stronę internetową, i sprzedawać bilety na jakiej tylko stronie zechcemy. Za te usługi evenea pobiera prowizje: od każdego biletu 1zł + ok 3% z ceny biletu.

5. To co tygrysy lubią najbardziej – pieniążki / partnerzy

Partnerzy, których udało nam się pozyskać (zarówno partnerzy medialni, jak i sponsorujący konferencję)

partnerzy wydarzenia

Oczywiście dużą część kosztów wzięło na siebie Niezależne Zrzeszenie Studentów AGH, w ramach którego była organizowana Wiosna Przedsiębiorców.

O pozyskiwaniu partnerów nie powiem Ci więcej, ponieważ mimo, że udało się nam wszystko spiąć, to była to chyba najsłabsza część organizacji naszego eventu. Prawdopodobnie dlatego, że wzięliśmy się za to za późno.

6. Zasada Pareto przy organizowaniu eventów

20% pracy daje 80% rezultatów. pozostałe 80% pracy daje tylko 20% rezultatów. Dlatego skupiamy się tylko na najważniejszych 20%, w dodatku robiąc je jak najlepiej. Oto najważniejsze rzeczy, które musimy wykonać, oprócz wspomnianych wcześniej.

Rezerwacja sali – jedna z pierwszych i najważniejszych czynności.

Grafiki, broszury, posty, materiały dla uczestników, materiały dla partnerów, oznaczenia sali a nawet rollup – Wszystko przygotowaliśmy w serwisie canva, tylko czasami posiłkując się również programem graficznym gimp.

Strona internetowa – oparliśmy ją o wordpress i użyliśmy darmowego szablonu, który wystarczyło edytować i dodać kilka nowych elementów – wiosnaprzedsiebiorcow.pl Wygląda tak:

strona internetowa na wordpress

jeśli potrzebujesz takiej strony, możesz do mnie napisać na kontakt@lukaszsendecki.pl

Promocja/ kontakt z uczestnikami – facebook (zobacz: przykładowe posty z ogromnymi zasięgami) + lista e-mail w mailchimp (do 2 tysięcy subskrybentów za darmo)

Sprzedaż biletów – sprawdzony system, do założenia w kilka chwil – evenea.pl

Darmowe fotografie – pixabay, flickr.

7. O następnej edycji pomyśl już teraz.

Małym nakładem pracy teraz możesz sprawić, że organizacja kolejnej edycji będzie znacznie łatwiejsza.

U nas robi to w takie 2 proste sposoby:

1. Na stronie zamieściliśmy formularz, w którym zbieramy kontakt do osób, które chcą wziąć udział w kolejnej konferencji.

2. Publikujemy część wykładów na naszym youtube, a także podtrzymujemy żywotność fanpage + na każdym kroku przypominamy o zapisie do newslettera.

Przykład nagrania występu Michała Kosela z naszej konferencji:

Jeśli chcesz otrzymać dostęp do edycji materiałów reklamowych, musisz do mnie napisać na kontakt@lukaszsendecki.pl, ponieważ muszę wygenerować dla Ciebie unikalny link.

5

typów postów
Z OGROMNYM ZASIĘGIEM
w social media.

Jeśli chcesz otrzymywać dodatkowe, NIEPUBLIKOWANE informacje, zapisz się do  newslettera. Czy ten wpis w jakimś stopniu Ci pomógł? Miło mi będzie jeśli zostawisz like na moim profilu Łukasz Sendecki, będę miał okazję dostarczyć Ci więcej ciekawych materiałów 🙂